1. 회의전 회의 준비록이 먼저 작성되어야 해요!
회의를 만들기 전 “왜 회의를 해야 하는 건지, 목적과 얻고자 하는 것은 무엇인지”에 대해 회의 발의자는 명확하게 설정하고 진행할 수 있어야 합니다. 이를 위해 회의록은 반드시 준비되어야만 해요!
2. 회의전 참가자가 정확하게 정해져야만 해요!
"일단 회의에 필요한 사람들이라고 생각하면 다 모은다.”는 생각으로 참여자를 모으게 되면
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모두가 공유하는 배경지식이 없을 경우 명확히 의사결정을 할 수 없고,
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필요한 사람들에게 필요한 정보가 가는 것이 아닌 불필요한 정보전달로 업무의 모호함을 일으킬 수 있고,
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회의 참석자 역시 왜 자신이 해당 회의에 들어왔는지 의도가 파악되지 않아 혼란을 야기할 수 있어서,
회의 발의자는 회의 주제를 명확하게 하는 것만큼 어떤 인원이 참여해야 할 지에 대해 정해야 해요
회의 참가가 반드시 필요한 인원을 예시를 들자면,
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발의된 내용에 의사결정을 할 수 있는 자
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배경지식에 대해 정확히 알고 있는 자 또는 알아야만 하는 자
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의사결정에 도움을 줄 수 있는 자
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해당 의사결정으로 업무에 영향을 미치는 자
로, 이외에 부분도 어느 정도 고려할 수 있지만, 명료하게 커뮤니케이션을 할 수 있는 최소한의 인원을 모으는 것이 가장 중요합니다!
3. 회의 참여자는 반드시 회의전에 회의록을 읽고와요!
아무런 준비없이 회의를 시작하게 되면, 정보의 불균형 때문에
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진짜 필요한 이야기를 진행하지 못하거나
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같은 설명을 모두에게 다시한번 해야하는
문제가 생겨요. 회의를 하자 라는 것을 알게된다면, 회의를 왜 해야 하는지를 알고 오는것이 매우 중요해요!
4. 회의에서는 산출물이 나와야 해요!
흔히 “회의록"이라 부르고 모든 내용을 적어놓는것을 산출물이라고 생각할 수 있지만, 그건 회의의 목적이 아니에요. 우리의 회의는 "어떤것을 하기로 결정" 또는 "결정을 하기위해 무엇을 사전에 준비" 해야만 의미있는 회의를 한거에요.
5. 회의는 시간을 정하고, 시간 안에 달성해야만 해요
“일단 이야기를 시작해 볼까?”나 “내가 다 준비해 왔으니, 이거 설명하고 회의 끝내면 되겠다.” 아니면, "기왕 모였으니 이야기도 해볼까?" 등으로 어젠다 설정과 타임라인 없이 회의를 진행하면,
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대화를 어떻게 시작하고 어떻게 끝내야 할 것인지에 대해 명확하지 못하고
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정해진 시간보다 더 많은 시간이 소요되는
상황이 생기고 이때문에 목적과 결과에 벗어난 회의로 빠질 수밖에 없어요.
그러므로, 회의를 진행하는 발의자는 목적 달성과 명확한 산출물을 위해 회의 진행에 시간을 명확하게 잡아(타임 박싱) 회의시간을 최대한 넘어가게 하지 않도록, 회의를 진행해야 해요.
6. 회의에는 회의에만 집중해야해요!
회의가 시작되자마자 들리는 타이핑 소리, 바로 옆에 있는 직원과 다른 이야기를 공유하는 소리(같은 주제더라도 모든 사람이 아닌 둘이서만 공유하는 소리) 등은 모든 회의에 참여하는 사람들의 집중을 흐릴뿐더러, 한번 공유한 내용을 두 번 세 번 다시 공지해야 하는 상황을 만들 수 있어요. 정말 중요한 사항이 있다 라고 한다면, 회의를 참가하지 않거나 회의에서 나올 때 양해를 구하는 것이 모두를 돕는것이에요.
진짜 회의와 상관없이 커뮤니케이션을 위해 노트북이 필요하다면, 필요한 일을 마치고 회의에 들어와 주세요. 한 명의 정신 분산이 다른 사람들의 생산성을 떨어뜨릴 수 있습니다.
